NiSV Beratungsprotokoll: Vorlage & Anleitung
Anamnese, Aufklärung, Einwilligung – das Beratungsprotokoll ist Ihre wichtigste rechtliche Absicherung. So erstellen Sie es korrekt und effizient.
Das Beratungsprotokoll ist mehr als nur ein Formular – es ist Ihre wichtigste rechtliche Absicherung bei NiSV-Behandlungen. Es dokumentiert, dass Sie Ihren Kunden ordnungsgemäß beraten und aufgeklärt haben, bevor Sie mit der Behandlung begonnen haben.
Viele verwechseln das Beratungsprotokoll mit der Anamnese. Tatsächlich ist die Anamnese nur ein Teil des Beratungsprotokolls. Das vollständige Protokoll umfasst vier Bausteine: Anamnese, Aufklärung, Behandlungsplan und Einwilligung.
Fehlende Protokolle = Bußgeld bis 50.000 €
Gemäß § 12 Nr. 3 und Nr. 5 NiSV ist das Fehlen einer ordnungsgemäßen Beratung und Dokumentation eine Ordnungswidrigkeit. Alle Bußgeldtatbestände →
Was ist das Beratungsprotokoll?
Das Beratungsprotokoll dokumentiert das gesamte Beratungsgespräch vor der ersten Anwendung eines NiSV-Geräts. Es ist der schriftliche Nachweis, dass Sie Ihren Kunden umfassend informiert haben – über die Behandlung selbst, mögliche Risiken, Alternativen und realistische Erwartungen.
Das Protokoll erfüllt zwei wichtige Funktionen: Es schützt den Kunden, indem es sicherstellt, dass er eine informierte Entscheidung treffen kann. Und es schützt Sie, indem es im Streitfall nachweist, dass Sie Ihrer Aufklärungspflicht nachgekommen sind.
Das Beratungsprotokoll umfasst
- • Anamnese (Gesundheitszustand)
- • Aufklärung (Risiken, Nebenwirkungen)
- • Behandlungsplan (Ablauf, Sitzungen)
- • Einwilligung (Unterschrift)
Nicht zu verwechseln mit
- • Behandlungsprotokoll (während/nach Behandlung)
- • Gerätebuch (Gerätedokumentation)
- • Kundenkartei (Stammdaten)
- • Rechnung/Vertrag (kaufmännisch)
Rechtsgrundlage: § 3 NiSV
Die Pflicht zur Beratung und Dokumentation ergibt sich aus § 3 Abs. 1 Nr. 6 und § 3 Abs. 2 NiSV. Der Gesetzgeber hat hier sehr konkrete Anforderungen formuliert.
§ 3 Abs. 1 Nr. 6 NiSV – Beratungspflicht
„[...] die zu behandelnde Person vor der ersten Anwendung [...] zu beraten ist über
a) die Wirkungsweise der Anwendung und die zu erwartenden Ergebnisse,
b) mögliche Risiken und Nebenwirkungen,
c) alternative Behandlungsmethoden,
d) die voraussichtliche Anzahl der Anwendungen [...]"
§ 3 Abs. 2 Satz 3-4 NiSV – Dokumentationspflicht
„Die Beratung [...] und die Einwilligung [...] sind zu dokumentieren."
„Die Dokumentation [...] ist ab dem Tag der Dokumentation mindestens zehn Jahre aufzubewahren."
Wichtig: Die NiSV fordert nicht nur, dass Sie beraten – sie fordert auch, dass Sie die Beratung nachweisbar dokumentieren. Ein mündliches Gespräch allein reicht nicht aus.
Die 4 Bestandteile des Beratungsprotokolls
Ein vollständiges Beratungsprotokoll besteht aus vier aufeinander aufbauenden Teilen. Jeder Teil hat seinen eigenen Zweck und seine eigenen Pflichtinhalte.
1. Anamnese
Erfassung des Gesundheitszustands, um Kontraindikationen auszuschließen.
Hauttyp, Medikamente, Vorerkrankungen, Allergien, Schwangerschaft, Sonnenexposition
2. Aufklärung
Information über die Behandlung, Risiken und realistische Erwartungen.
Wirkungsweise, Nebenwirkungen, Risiken, Alternativen, erwartetes Ergebnis
3. Behandlungsplan
Konkrete Planung der Behandlung mit Anzahl der Sitzungen und Intervallen.
Behandlungszone, voraussichtliche Sitzungen, Abstände, Nachsorge
4. Einwilligung
Bestätigung, dass der Kunde die Aufklärung verstanden hat und einwilligt.
Unterschrift des Kunden, Datum, ggf. Unterschrift des Aufklärenden
Anamnese im Detail
Die Anamnese dient der Feststellung, ob Kontraindikationen vorliegen, die eine Behandlung ausschließen oder besondere Vorsicht erfordern. Sie ist die Grundlage für eine sichere Behandlung.
| Bereich | Abzufragende Punkte | Warum wichtig? |
|---|---|---|
| Hauttyp | Fitzpatrick-Skala I-VI | Bestimmt Parameter und Risiko für Pigmentstörungen |
| Medikamente | Photosensibilisierende Medikamente, Blutverdünner, Retinoide | Können Kontraindikation darstellen |
| Vorerkrankungen | Diabetes, Hautkrebs, Autoimmunerkrankungen, Epilepsie | Beeinflussen Heilung und Behandlungsfähigkeit |
| Allergien | Kontaktallergien, Medikamentenallergien | Relevant für Kühlgel, Betäubung, Nachsorge |
| Schwangerschaft | Aktuelle Schwangerschaft, Stillzeit | Absolute Kontraindikation bei vielen Behandlungen |
| Sonnenexposition | Letzte intensive Sonneneinstrahlung, Solarium | Erhöht Risiko für Verbrennungen und Pigmentstörungen |
| Vorbehandlungen | Frühere Laser/IPL-Behandlungen, Tattoos, Narben | Beeinflusst Behandlungsplanung und Parameter |
Wichtig: Anamnese bei jeder Sitzung aktualisieren
Der Gesundheitszustand kann sich zwischen den Behandlungen ändern. Fragen Sie vor jeder Sitzung aktiv nach: „Hat sich seit dem letzten Termin etwas geändert? Neue Medikamente? Schwangerschaft? Kürzlich in der Sonne gewesen?"
Aufklärung im Detail
Die Aufklärung ist der Kern des Beratungsprotokolls. Sie muss so erfolgen, dass der Kunde eine informierte Entscheidung treffen kann. Das bedeutet: Verständliche Sprache, keine Verharmlosung, aber auch keine unnötige Panikmache.
Pflichtinhalte der Aufklärung (gemäß § 3 Abs. 1 Nr. 6 NiSV)
Typische Risiken bei Laser/IPL
- • Rötungen und Schwellungen (häufig, vorübergehend)
- • Verbrennungen (selten, bei falschen Parametern)
- • Hyper-/Hypopigmentierung (selten)
- • Narbenbildung (sehr selten)
- • Paradoxe Hypertrichose (sehr selten)
Realistische Erwartungen setzen
- • Dauerhafte Haarreduktion, nicht -entfernung
- • Mehrere Sitzungen nötig (6-10 typisch)
- • Ergebnis abhängig von Hauttyp und Haarfarbe
- • Auffrischungen können nötig sein
Praxis-Tipp: Dokumentieren Sie nicht nur,dass Sie aufgeklärt haben, sondern auch worüber. Eine Checkliste im Protokoll, die Sie abhaken, ist besser als ein pauschaler Satz „Aufklärung erfolgt".
Unterschrift & Einwilligung
Die Einwilligung ist der Abschluss des Beratungsprotokolls. Sie bestätigt, dass der Kunde die Aufklärung verstanden hat und der Behandlung zustimmt. Ohne Unterschrift ist das Protokoll unvollständig.
Was die Einwilligung enthalten sollte
- • Bestätigung, dass die Aufklärung verstanden wurde
- • Bestätigung, dass Fragen beantwortet wurden
- • Einwilligung in die konkrete Behandlung
- • Datum und Unterschrift des Kunden
- • Optional: Unterschrift des Aufklärenden
Beispiel: Einwilligungstext
„Ich bestätige, dass ich über die geplante Behandlung, ihre Wirkungsweise, mögliche Risiken und Nebenwirkungen sowie alternative Behandlungsmethoden aufgeklärt wurde. Meine Fragen wurden zu meiner Zufriedenheit beantwortet. Ich willige in die Durchführung der Behandlung ein."
Datum
_______________
Unterschrift Kunde/Kundin
_________________________
Bei Minderjährigen: Die Einwilligung muss von einem Erziehungsberechtigten erteilt werden. Dokumentieren Sie, wer unterschrieben hat (Name, Verhältnis zum Minderjährigen).
Was gilt bei Folgebehandlungen?
Das vollständige Beratungsprotokoll ist vor der Erstbehandlung erforderlich. Bei Folgebehandlungen müssen Sie nicht jedes Mal komplett neu aufklären – aber Sie müssen die Anamnese aktualisieren.
| Situation | Erforderliche Dokumentation |
|---|---|
| Erstbehandlung | Vollständiges Beratungsprotokoll (Anamnese + Aufklärung + Einwilligung) |
| Folgesitzung (gleiche Zone) | Anamnese-Update („Hat sich etwas geändert?") + Behandlungsprotokoll |
| Neue Behandlungszone | Neue Aufklärung für diese Zone + Einwilligung |
| Andere Technologie | Vollständiges neues Beratungsprotokoll |
Praxis-Tipp: Führen Sie bei jeder Sitzung ein kurzes Anamnese-Update durch und dokumentieren Sie es. Ein einfaches „Keine Änderungen seit letztem Termin" mit Datum reicht aus – aber es muss dokumentiert sein.
Digitale Umsetzung mit SkinFly
Ein digitales System macht die Erstellung des Beratungsprotokolls nicht nur einfacher, sondern auch sicherer. Pflichtfelder verhindern, dass wichtige Angaben vergessen werden. Und die Aufbewahrung über 10 Jahre ist automatisch gewährleistet.
So funktioniert es mit SkinFly
Geführter 7-Schritte-Wizard
Führt Sie durch Anamnese, Kontraindikationen-Check, Aufklärung und Einwilligung. Nichts wird vergessen.
Digitale Unterschrift auf dem Tablet
Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Bildschirm. Mit Zeitstempel und Gerätezuordnung rechtssicher.
Automatische 10-Jahres-Aufbewahrung
Alle Protokolle werden sicher in Deutschland gespeichert. Nach Ablauf der Frist erinnert Sie SkinFly an die Löschung.
Sofort auffindbar bei Kontrollen
Bei einer Gewerbeaufsicht-Prüfung finden Sie jedes Protokoll in Sekunden – statt in Ordnern zu suchen.
Vorteile digital
- • Pflichtfelder verhindern Lücken
- • Automatische Erinnerungen
- • Schnelle Suche bei Kontrollen
- • Kein Papierchaos
- • Sichere Aufbewahrung
Risiken bei Papier
- • Felder können vergessen werden
- • Unleserliche Handschrift
- • Zeitaufwändige Suche
- • Platzbedarf für 10+ Jahre
- • Verlustrisiko (Feuer, Wasser)
Ihre Beratungsprotokoll-Checkliste
Anamnese
- Hauttyp (Fitzpatrick)
- Aktuelle Medikamente
- Vorerkrankungen
- Allergien
- Schwangerschaft/Stillzeit
- Sonnenexposition
Aufklärung
- Wirkungsweise erklärt
- Risiken und Nebenwirkungen
- Realistische Erwartungen
- Alternativen genannt
- Anzahl Sitzungen besprochen
- Nachsorge erklärt
Einwilligung
- Fragen beantwortet
- Einwilligungstext gelesen
- Unterschrift des Kunden
- Datum dokumentiert
Aufbewahrung
- 10 Jahre aufbewahren
- Bei Minderjährigen: ab Volljährigkeit
- Backup erstellt
- Schnell auffindbar
Fazit
Das Beratungsprotokoll ist mehr als eine lästige Pflicht – es ist Ihre wichtigste rechtliche Absicherung. Ein vollständiges Protokoll schützt Sie bei Kontrollen, Beschwerden und Haftungsfragen. Mit einem systematischen Ansatz wird die Erstellung zur Routine.
SkinFly führt Sie mit dem 7-Schritte-Wizard durch jeden Punkt – von der Anamnese bis zur digitalen Unterschrift. So vergessen Sie nichts und haben bei der nächsten Gewerbeaufsicht-Prüfung alles griffbereit.
SkinFly
Beratungsprotokoll in 5 Minuten
Geführter Wizard, digitale Unterschrift, automatische Aufbewahrung. Rechtssicher dokumentieren – ohne Papierchaos.